ISO điện tử trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0

Việc áp dụng ISO điện tử không chỉ phù hợp với xu thế của thời đại cách mạng công nghiệp 4.0 mà còn giúp người dân tiết kiệm được thời gian, công sức, tiền bạc. Tuy nhiên, để áp dụng rộng rãi ISO điện tử đòi hỏi phải có sự chuẩn bị đồng bộ về công nghệ và trình độ ứng dụng công nghệ thông tin của đội ngũ nhân viên thực hiện.

Sở Khoa học - công nghệ là một trong 2 đơn vị của tỉnh đang thực hiện ISO điện tử. Trong ảnh: Cán bộ Sở Khoa học - công nghệ đang xử lý thủ tục hành chính trên hệ thống điện tử của sở. Ảnh: H.Yến

ISO điện tử là sự kết hợp giữa việc cung cấp các thông tin và dịch vụ công trực tuyến với việc thực hiện ISO hành chính công. Tại Đồng Nai, Sở Khoa học - công nghệ (KH-CN) và UBND huyện Long Thành đang thí điểm thực hiện ISO điện tử.

* Nhiều ưu điểm khi áp dụng ISO điện tử

Năm 2011, Chính phủ ban hành Nghị định số 43/2011/NĐ-CP quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước. Việc thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến bao gồm 4 cấp độ, trong đó cấp độ thấp nhất là chỉ cung cấp thông tin thủ tục hành chính trên internet, các bước giải quyết thủ tục còn lại vẫn làm theo cách truyền thống. Mức độ cao nhất là mọi khâu của thủ tục hành chính đều có thể thực hiện trực tuyến.

Năm 2014, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg, yêu cầu việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước. Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO trong giải quyết thủ tục hành chính đã quy định cụ thể lưu trình, quy định bộ phận thực hiện, thời gian thực hiện, người chịu trách nhiệm thực hiện...  Điều này đã tránh được tình trạng “chuyền bóng” trách nhiệm khi trễ hẹn giải quyết thủ tục hành chính công của tổ chức, công dân.

Tính đến nay, Đồng Nai có 22 sở, ban, ngành; 11 huyện, thành phố; 10 cơ quan chuyên môn thuộc cấp sở; 10 UBND xã, phường đang thực hiện công bố áp dụng xây dựng hệ thống ISO 9001:2008.

Việc kết hợp thực hiện Nghị định số 43 và Quyết định số 19 trong việc giải quyết thủ tục hành chính được gọi tắt là thực hiện ISO điện tử. Như vậy, với ISO điện tử, việc giải quyết thủ tục hành chính không chỉ tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO mà còn được thực hiện trực tuyến. Cách làm này giúp người dân tiết kiệm rất nhiều thời gian, tiền bạc, công sức.

Theo đó, dựa vào các biểu mẫu được cung cấp một cách rõ ràng, minh bạch, người dân có thể điền và nộp biểu mẫu trực tuyến. Nếu việc thực hiện dịch vụ công trực tuyến ở mức độ cao, người dân thậm chí có thể theo dõi được tiến trình giải quyết hồ sơ của mình trên trang thông tin điện tử của các cơ quan hành chính. Đồng thời, người dân cũng nêu những phản ảnh, kiến nghị trực tiếp trên trang thông tin này. Thông tin phản ảnh sẽ được lưu lại và cập nhật tiến độ giải quyết. Lãnh đạo cao nhất của đơn vị có thể truy cập để kiểm tra quá trình làm việc của nhân viên.

Bằng cách áp dụng ISO điện tử, việc thực hiện thủ tục hành chính sẽ trở nên khoa học, nhanh chóng hơn. Quá trình kiểm soát mọi công việc cũng mang tính hệ thống, không rời rạc. Nhờ đó, lãnh đạo cao nhất của cơ quan có thể nắm được tình hình thực hiện thủ tục hành chính công tại đơn vị tốt hơn.

* Mới chỉ thực hiện thí điểm

Hiện nay, tiêu chuẩn ISO 9001:2008 đã được thay thế bằng tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Tháng 2-2018, Bộ KH-CN ra công văn số 419/BKHCN-TĐC trong đó yêu cầu trước ngày 30-6-2021, tất cả các đơn vị quản lý nhà nước phải cập nhật phiên bản ISO 9001:2008 lên phiên bản ISO 9001:2015.

Theo ông Nguyễn Hoàng Tuấn, cán bộ Trung tâm ứng dụng tiến bộ KH-CN (Sở KH-CN), việc áp dụng ISO hành chính công theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cũng như cập nhật phiên bản ISO 9001:2015 là bắt buộc đối với các cơ quan hành chính. Còn việc thực hiện ISO điện tử mới chỉ dừng lại ở mức độ khuyến nghị chứ chưa bắt buộc, bởi lẽ để thực hiện được ISO điện tử đòi hỏi phải có sự đầu tư đồng bộ về nền tảng công nghệ thông tin. Chẳng hạn như, việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản, văn phòng điện tử, phần mềm để kiểm soát các hoạt động theo yêu cầu của ISO điện tử.

Không chỉ trang bị cơ sở vật chất, trình độ công nghệ thông tin của đội ngũ cán bộ, nhân viên cũng cần được nâng cao, nhất là đối tượng nhân viên lớn tuổi công tác ở cấp xã, phường. Nếu không “quen tay” trong việc sử dụng công nghệ thông tin thì việc thao tác trên máy tính có khi lại chậm chạp hơn so với việc thực hiện thủ công. Điều này sẽ làm chậm tiến độ giải quyết thủ tục hành chính cho công dân.

Trên thực tế, đa phần các cơ quan hành chính cấp huyện đều đã có phần mềm đáp ứng ISO điện tử nhưng việc triển khai thực hiện thủ tục hành chính thông qua phần mềm vẫn còn chưa hoàn thiện. Hiện nay, các phần mềm này mới chỉ chủ yếu được dùng để thực hiện các công việc nội bộ (như báo cáo, tổng hợp báo cáo...). Do vậy, trong triển khai thực hiện ISO điện tử thì việc tập trung vào đào tạo nguồn lực để vận hành hệ thống có hiệu quả là yêu cầu chủ yếu.

Bà Nguyễn Thị Hoàng, Giám đốc Sở KH-CN cho biết, Sở KH-CN đang xây dựng kế hoạch áp dụng ISO điện tử để tham mưu UBND tỉnh ban hành triển khai thực hiện đến các cơ quan hành chính trong tỉnh. Việc áp dụng ISO điện tử sẽ đi liền với việc thực hiện xây dựng chính quyền điện tử.

Hải Yến