Phần mềm iMailTalk: trợ lý Outlook dễ sử dụng, dự đoán từ thông minh

Điểm nhấn đặc biệt của phần mềm iMailTalk chính là khả năng phân tích từ ngữ của người dùng để đưa ra những gợi ý sử dụng từ và câu một cách chính xác, giúp người dùng soạn thảo email dễ dàng hơn.

• Giữ nguyên định dạng font khi chia sẻ tài liệu Word
• Tạo phím tắt bằng Macro trên Microsoft Word
• Sao lưu và khôi phục Outlook
• Tạo nhóm địa chỉ email trong MS Outlook 2010

Nếu như người xưa phải sử dụng các phương thức chuyển thư bằng tay để trao đổi thông tin thì ngày nay chúng ta lại có nhiều lựa chọn khác để có thể trao đổi thông tin cho nhau như gọi điện, gửi tin nhắn sms, facebook, viber, zalo.... Thế nhưng trong công việc, Email lại là được xem một phần tất yếu và không thể thay thế.

Tuy nhiên, bên cạnh vai trò là công cụ để trao đổi thông tin, cách thức trình bày, cách sử dụng ngôn từ trong email cũng là một điều hết sức quan trọng, đặc biệt là đối với nhân viên kinh doanh, trong việc biểu hiện thái độ, tình cảm của người gửi đối với người nhận. Qua đó, khách hàng/đối tác hoặc sếp có thể nhận biết được phong thái, trình độ, ý thức... làm việc của bạn ở mức độ nào.

Tính đến thời điểm hiện tại, có rất ít phần mềm được thiết kế nhằm hỗ trợ người dùng có thể đơn giản hóa thao tác trong việc soạn thảo email nhưng vẫn đảm bảo đúng quy cách, sử dụng ngôn từ hợp lý,…

May mắn là iMailTalk, một trong những phần mềm tiên phong trong việc phân tích dữ liệu về email một cách khoa học, hiện đại với những biểu đồ trực quan, hứa hẹn giúp người dùng cải thiện và nâng cao các hoạt động kiểm tra, soạn thảo email, mang đến hiệu quả trong việc giao tiếp thông qua thư điện tử.

Đáng chú ý, phần mềm này còn có khả năng xử lý những phân tích về cách sử dụng từ ngữ trong email, sau đó chuyển đổi những dữ liệu này thành một dạng trí thông minh nhân tạo, giúp người dùng có thể tạo ra các email nhanh hơn, hiệu quả hơn.

iMailTalk có cách sử dụng khá đơn giản. Cụ thể, người dùng có thể tải về (phiên bản cơ bản miễn phí và phiên bản cao cấp có phí) và cài đặt bộ add-in của phần mềm này thông qua trang chủ http://www.pcworld.com.vn/https://www.imailtalk.com/. Phần mềm này hoàn toàn tương thích với tất cả phiên bản của Outlook kể từ phiên bản 2010 trở lên. Hiện tại, iMailTalk hỗ trợ tài khoản email thuộc Microsoft Exchange hoặc tài khoản email được cấu hình với chế độ POP3.

Trang chủ của iMailTalk.

Trong lần đầu sử dụng, iMailTalk sẽ tự động soạn thảo một email hướng dẫn nhanh (quick starting guide) và hiển thị chi tiết cách cấu hình ứng dụng này. Theo đó, để thực hiện, bạn hãy nhấn vào biểu tượng Settings > Data Processing, chọn tiếp tài khoản email mình muốn iMailTalk thu thập thông tin, đánh đấu chọn vào 2 bảng Data folder of my Sent/Received Emails (Sent Items/Inbox) và nhấn nút Save Settings.

Vẫn tại cửa số Data Processing, người dùng tiếp tục chọn thẻ vào Mail Data Processing, nhấn Run để kích hoạt iMailTalk. Bạn cũng có thể đánh dấu chọn vào mục Run Mail Data Process on starting Outlook để iMailTalk luôn chạy sau khi khởi động Outlook.

Lưu ý, đối với một số trường hợp add-in của iMailTalk không tự động hiển thị trên thanh ribbon của Outlook, bạn hãy tiến hành kích hoạt lại phần mềm này bằng cách truy cập File > Option. Trong cửa sổ Outlook Option, bạn tiếp tục nhấn nút GO của mục Manage COM add-in, sau đó đánh dấu chọn vào tùy chọn Eragram iMailTalk Outlook Add-in rồi nhấn OK.

Khi đã cấu hình xong, iMailTalk đã sẵn sàng để sử dụng. Đối với biểu tượng đầu tiên - Communication Analytics, tính năng này sẽ thông kê tất cả email có trên tài khoản được chọn, bao gồm email đến – đi và cả email chuyển tiếp (forward). Thậm chí, phần mềm cũng được tích hợp khả năng thống kê thời gian trả lời của email trả lời như số lượng và phần trăm thư đã trả lời trong vòng 15 phút, 30 phút, 1 giờ.

Bên cạnh danh sách số liệu, giao diện theo kiểu biểu đồ tổng thể cũng được bố trí ở góc phải với sự khác biệt trong khoảng thời gian với các lựa chọn về thời gian linh hoạt (hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng quý, nửa năm và hàng năm), giúp người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin hơn…

Bạn cũng có thể tự mình tạo ra một danh sách những địa chỉ email cụ thể, giúp việc theo dõi trở nên thuận tiện hơn.

Tương tự đó, tính năng Language Analytics sẽ cung cấp một danh sách từ vựng được đối tác và của chính người dùng đã sử dụng với tần suất, các giới từ,…

Đáng chú ý, trí thông minh nhân tạo của iMailTalk có thể phân tích và cho biết người gửi/nhận thuộc tuýp người như thế nào, chủ động hay bị động, thông qua cách sử dụng từ ngữ của người đó; phân tích và cung cấp những gợi ý về khía cạnh tình cảm của người dùng và địa chỉ liên hệ trong giao tiếp, ví dụ: bao nhiêu bạn sử dụng các từ tích cực/tiêu cực trong các cuộc trò chuyện email.

Hiện tại, iMailTalk chỉ mới hỗ trợ Language Analytics dành cho ngôn ngữ tiếng Anh. Do đó, phần mềm này sẽ mặc định xếp tiếng Việt vào dạng ngôn ngữ Un-Classified (UC).

Ngoài khả năng phân tích, iMailTalk còn nổi trội với tính năng Smart Typing, có khả năng dự đoán từ ngữ sẽ được sử dụng, bao gồm cả giới từ, giúp đơn giản hóa thao tác, tăng năng suất cũng như tăng độ chính xác về mặt ngữ pháp khi soạn thảo văn bản.

Theo đó, Smart Typing sẽ cung cấp 4 cấp độ gợi ý văn bản - một từ, hai từ, ba từ, thậm chí là một câu trong khi bạn đang soạn thảo văn bản, người dùng có thể dễ dàng chèn những gọi ý thông qua tổ hợp phím Control + các phím số hoặc dùng chuột.

Về mặt kỹ thuật, khả năng dự đoán từ ngữ Smart Typing sẽ dựa trên quá trình soạn thảo email trong quá khứ cũng như bối cảnh email hiện tại, điều này cho phép tạo ra các đoạn văn bản một cách dễ dàng hơn.

Tính năng dự đoán từ thông minh Smart Typing của iMailTalk.

Trang thiết lập tính năng Smart Typing.

Theo ghi nhận của PCWord Vietnam, iMailTalk thực sự ấn tượng với khả năng xử lý dữ liệu một cách rất chuyên nghiệp, từ việc thống kê toàn bộ email, liên hệ,.. cho đến khả năng dự đoán từ ngữ một cách thông mình, cho phép người dùng dễ dàng tìm được ngôn từ thích hợp trong quá trình soạn thảo email của mình.

Đại điện nhà cung cấp cho biết, iMailTalk sẽ có một phiên bản dành cho doanh nghiệp, với những tính năng quản lý vượt trội hơn.