Văn phòng thông minh

(PCWorldVN) Các thiết bị văn phòng ngày nay đã đủ thông minh cùng với tính tiện dụng, dễ dùng để hỗ trợ nhân viên văn phòng làm việc hiệu quả hơn

Làm thế nào để thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả, tiết kiệm chi phí hoạt động, bảo vệ tài sản số sao cho hữu hiệu… Rất nhiều câu hỏi đặt ra cho doanh nghiệp, dẫn đến nhu cầu bức thiết về đầu tư trang thiết bị, lựa chọn giải pháp công nghệ, tạo nên cơ sở hạ tầng thông minh cho văn phòng.

Công nghệ mới cần được triển khai với những thiết lập tiêu chuẩn sao cho đem lại sự đơn giản trong tiếp cận, dễ dàng trong sử dụng. Năng suất sẽ tới khi nhân viên được thỏa sức sáng tạo, nỗ lực hết mình tập trung giải quyết những vấn đề kinh doanh hàng ngày mà không phải bận tâm tới công nghệ, thiết bị họ đang sử dụng.

Văn phòng thông minh trong thế giới nhanh. Tăng năng suất là mục tiêu cũng là nỗi đau đầu của các tổ chức, doanh nghiệp trong nền kinh tế phẳng, cạnh tranh toàn cầu với tốc độ nhanh ngày nay.

Ba thập kỷ trước, máy tính cá nhân đem sức mạnh tính toán lên bàn làm việc đã tạo ra cuộc cách mạng làm tăng vọt năng suất trong các văn phòng của các tổ chức và doanh nghiệp. Ngày nay, cùng với cuộc cách mạng di động đang bùng nổ, các công nghệ về kết nối, thu thập dữ liệu, xử lý hình ảnh, in ấn, lưu trữ, bảo mật cũng liên tục được cải tiến, là nền tảng thông minh cho hạ tầng cơ sở trong các văn phòng, thúc đẩy tăng năng suất làm việc.

Lưu trữ và chia sẻ dữ liệu. Làm thế nào để lưu trữ, quản lý và chia sẻ dữ liệu theo một phương thức hiệu quả nhất và vẫn đảm bảo an toàn là vấn đề quan trọng đối với các văn phòng hiện đại ngày nay.

Thông tin, dữ liệu là tài sản quý giá của doanh nghiệp, được tạo ra và tích lũy trong quá trình hoạt động, đóng vai trò quan trọng cho việc vận hành và tồn tại của doanh nghiệp. Nhân viên kinh doanh không thể bán hàng nếu không CSDL khách hàng, kế toán không thể xuất hóa đơn nếu phần mềm kế toán bị hỏng, nhà máy sẽ ngừng sản xuất nếu máy chủ xử lý quy trình ngưng trệ.

Số hóa dữ liệu. Với sự trợ giúp của các thiết bị di động, việc số hóa và quản lý dữ liệu hiện nay không còn lệ thuộc vào máy scan hay những phần mềm đắt tiền nữa.
Trước đây, nếu muốn số hóa bất kỳ tài liệu nào (hình ảnh, văn bản, hợp đồng…) thì bạn phải có là một chiếc máy quét (scanner), một chiếc máy tính và một ổ cứng hoặc USB để lưu trữ dữ liệu đã số hóa. Giờ đây, nhờ sự phát triển của công nghệ và ứng dụng đã khiến cho công việc này trở nên đơn giản hơn bao giờ hết. Một số máy quét thế hệ mới bên cạnh khả năng quét tài liệu tốc độ cao với chất lượng hình ảnh sắc nét còn có thể hỗ trợ các chuẩn giao tiếp mới giúp kết nối với thiết bị khác để chỉnh sửa, quản lý và lưu trữ dữ liệu được hiệu quả hơn.

In ấn và nhân bản tài liệu. Môi trường văn phòng trong doanh nghiệp hiện đại không chỉ cần đến những chiếc máy in công suất lớn, nhanh và tiết kiệm, đủ sức đáp ứng nhu cầu in ấn trong môi trường công tác, mà còn phải tích hợp những tính năng thông minh, dễ sử dụng và hỗ trợ tối đa cho người dùng trong mọi tác vụ.

Những năm gần đây, công nghệ máy in không thay đổi nhiều dù các công nghệ khác phát triển đáng kể. Người dùng có xu hướng ít in văn bản ra giấy hơn mà chủ yếu chuyển sang đọc trên các thiết bị di động như laptop, smartphone hay tablet. Tuy nhiên, để phù hợp với xu thế, và nhất là tăng cường hiệu quả công việc, mọi thiết bị ngày càng trở nên thông minh hơn, tích hợp nhiều chức năng hơn và thao tác cũng đơn giản hơn. Máy in hiện nay được cải tiến đáng kể, bổ sung nhiều tính năng tiện lợi như quét, sao chụp hay fax tài liệu, hay khả năng xử lý giấy linh hoạt và trang bị các thành phần tự động, tích hợp khả năng in từ thiết bị di động, in qua mạng không dây Wi-Fi và thậm chí một số model còn trang bị công nghệ NFC (near-field communication) mới nhất; tiết kiệm chi phí và thân thiện với môi trường.

Trình chiếu linh hoạt. Máy chiếu văn phòng mới được thiết kế theo xu hướng di động, đồng thời cải thiện độ sáng và độ phân giải, trình chiếu cự ly gần, tăng cường khả năng tương tác và kết hợp nhiều tính năng thông minh, tiện dụng hơn.

Máy chiếu hiện nay đã trở thành thiết bị không thể thiếu trong văn phòng. Tuy nhiên, khác với các máy chiếu truyền thống có trọng lượng hơn 2 kg nên được lắp đặt cố định hoặc hạn chế di chuyển, máy chiếu mini với kích thước nhỏ gọn và rất nhẹ, thậm chí có thể bỏ túi, đang là một xu hướng mới phù hợp với nhu cầu ngày càng của người dùng văn phỏng phải di chuyển thường xuyên. Chính vì lý do đó, nhiều hãng sản xuất đã giới thiệu những mẫu máy chiếu di động, chẳng hạn như dòng máy chiếu PicoPix của Philips.