Đơn giản hóa quản trị nhân sự với OrangeHRM

(PCWorldVN) Ứng dụng nguồn mở OrangeHRM là công cụ HRM dễ dùng, dễ cài đặt, dễ triển khai và bao quát được nhiều mảng, hữu ích cho nhiều mô hình doanh nghiệp

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, dù là quy mô nhỏ với vài nhân viên hay là tập đoàn đa quốc gia với nhiều chi nhánh, việc quản lý nhân sự luôn là công việc khó nhằn. Tuy nhiên, nhiệm vụ ấy rất quan trọng vì lãnh đạo cần theo dõi và đánh giá nhân sự, từ đó mới có cách chỉ đạo và khích lệ tinh thần nhân viên hoặc cải thiện môi trường làm việc và là cơ sở cho nhiều thay đổi khác.

Quản lý nhân sự cũng rất khó bởi vì đây là một lĩnh vực rộng, nhiều thứ cần giám sát, từ quản lý nghỉ phép, thời gian làm việc thực tế cho tới khả năng làm việc, hồ sơ nhân sự, lương thưởng...

Trong khi nhiều doanh nghiệp càng ngày càng nhận thấy nhu cầu của nhân viên tăng lên thì họ vẫn khó nắm biết được chắc chắn là nhân viên có thực sự thoải mái, vui vẻ trong công việc hay không. Do vậy, có được một công cụ quản lý nhân sự HRM (human resource management) tốt là điều cần thiết.

Trong bài viết này, chúng ta cùng xem một trong những công cụ HRM nguồn mở được cho là phổ biến nhất hiện nay: OrangeHRM.

Lần đầu xuất hiện bản beta hồi năm 2006, OrangeHRM liên tục phát triển và đến nay công cụ HRM đã có đến một triệu người dùng trên toàn cầu. OrangeHRM hỗ trợ nhiều mảng trong quản lý nhân sự với với ưu điểm dễ dùng, dễ cài đặt, dễ triển khai và bao quát được nhiều mảng, đây là công cụ hữu ích cho nhiều mô hình doanh nghiệp, từ công ty khởi nghiệp cho đến công ty đa quốc gia.

Cài đặt

Bạn có thể tải phiên bản OrangeHRM mới nhất tại đây, hoặc trên trang chủ của OrangeHRM (phải đăng ký).

Giao diện cài đặt theo từng bước.

Bạn cần khai báo cơ sở dữ liệu, tạo mới hoặc sử dụng csdl hiện có cho OrangeHRM.

Tính năng kiểm tra tính tương thích của hệ thống, bạn cần thiết lập quyền ghi cho một số thư mục.

Đối với mã nguồn Linux (và OS X), bạn có thể tải file zip về. Một khi tải về, bạn giải nén và bỏ thư mục gốc của OrangeHRM vào thư mục root của webserver. Đồng thời, bạn cần cài thêm vài nền cơ sở dữ liệu cơ bản cho webserver như bộ LAMP/MAMP. Còn trên Windows, có sẵn bộ OrangeHRM tự chạy. Bạn có thể tham khảo những yêu cầu cài đặt tại trang web của OrangeHRM. Một khi mọi thứ OK, bạn có thể truy cập webserver (ví dụ như webserver ở máy tính http://localhost/orangehrm).

Nếu mọi thứ đều "OK", bạn sẽ đến được các bước thiết lập cho OrangeHRM. Lúc này, bạn cần nhập các thông tin về cơ sở dữ liệu như tài khoản root/mật khẩu cho cơ sở dữ liệu (nếu OrangeHRM chưa tạo cơ sở dữ liệu) hoặc chỉ cần nhập thông tin cơ sở dữ liệu nếu đã có. Sau đó, bạn có thể tạo ID và mật khẩu cho tài khoản admin.

Quản trị và cấu hình

Khi bạn đăng nhập bằng tài khoản admin, bạn sẽ thấy một số tab như trong hình bên dưới.

Trong tab Admin, bạn có các tab con gồm User Management, Job, Organization, Qualifications, Nationalities và Configuration. Bạn có thể thiết lập giờ làm việc trong tab Job, quốc tịch nhân viên trong Nationalities. Configuration cho bạn bật/tắt các module, cấu hình email, đăng ký thông báo qua email... Nhìn chung, các mục đều rõ ràng nhưng bạn cần chú ý điểm này: User Management cho bạn quản lý người dùng truy cập hệ thống nên bạn không thể trực tiếp thêm được một người dùng trong mục này. Đầu tiên, bạn cần thêm nhân viên thì sau đó bạn mới có thể thêm người dùng hệ thống trong mục User Management này được. Một người dùng có hai vài trò (role): ESS (employee self service) và admin. Bạn không nên lẫn lộn role với chức danh (job title). Bạn có thể tạo chức danh trong mục Job.

Trong tab Admin, bạn có thể thêm chức vụ trong Job.

Quản lý nhân sự

Mục PIM, viết tắt của Personal Information Management, là nơi bạn có thể quản lý dữ liệu nhân viên. Nhấn vào link Add Employee và điền vào các mục liên quan. Nếu bạn chọn Create Login Details, bạn có thể tạo cho nhân viên đó quyền truy cập hệ thống OrangeHRM (system user), hoặc bạn có thể thực hiện điều này ở tab Admin. Có thể lần đầu bạn nghĩ rằng các trường thông tin về nhân viên quá ít, nhưng hãy nhấn nút Save để lưu lại, ngay lập tức bạn sẽ thấy trang chi tiết nhân viên. Trang này cho bạn xem và chỉnh sửa mọi chi tiết liên quan về một nhân viên nào đó, như chi tiết cá nhân, thông tin liên lạc, người phụ thuộc, lương bổng, vị trí trong cơ cấu tổ chức... Bạn cũng có thể thêm trường tuỳ biến bằng cách chuyển sang tab Configuration trong mục PIM và nhấn Custom Fields.

Tab PIM.

Nghỉ phép

Tiếp theo là mục Leave cho bạn quản lý nghỉ phép. Trong tab này có các mục con như: Entitlements, Reports, Configuration, Leave List và Leave Assignment. Để dùng tab này, đầu tiên bạn cần sang tab Configuration để thêm vào các mục về lý do nghỉ phép, như Nghỉ bệnh, Nghỉ phép cá nhân, Các ngày nghỉ lễ trong năm, số ngày làm việc trong tuần... Sau tab Configuration, bạn có thể sang mục Entitlements, là nơi cho bạn biết số ngày nghỉ phép còn lại của nhân viên. Mục Leave List hiển thị dữ liệu tổng thời gian nghỉ phép. Còn mục Assign Leave cho admin cấp phép nghỉ mà không cần nhân viên nộp đơn nghỉ phép.

Theo dõi thời gian làm việc

Đây là vấn đề rất nhạy cảm, vì chỉ cần một lỗi nhỏ về thời gian vào/ra có thể gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng, ít nhất là đụng chạm đến danh dự của nhân viên. OrangeHRM đưa ra cách xử lý khá gọn gàng. Bạn vào tab Time sẽ thấy được mục Attendance bên trong. Tại đây, bạn có thể xem dữ liệu vào/ra hoặc cấu hình vài thứ như một nhân viên hoặc người giám sát có thể chỉnh sửa dữ liệu này hay không. Chú ý là bài viết đang đề cập bạn đăng nhập bằng admin, không phải bằng tài khoản người dùng, nên để kiểm tra, bạn có thể đăng nhập bằng tài khoản ESS. Ở tài khoản này, bạn chỉ việc vào Time > Attendance > Punch in/out và nhấn In. Hệ thống sẽ tự động ghi vào ngày giờ bạn vào công ty. Refresh lại trang, bạn sẽ thấy tuỳ chọn Out đợi khi bạn làm xong việc và ra về.

Thời gian biểu

Bên trên ta đang nói đến theo dõi thời gian bạn ở trong văn phòng, còn bây giờ, timesheet (thời gian biểu) sẽ cho bạn biết bạn làm gì khi ở công ty. Dữ liệu này thường được dùng để tiết kiệm chi phí. Nên trước khi thêm một timesheet, bạn cần thêm khách hàng và dự án liên quan. Cũng vậy, mỗi dự án cũng có các hoạt động liên quan. Để thêm các chi tiết này, bạn tìm trong Time > Project Info > Customers. Sau khi thêm khách hàng, thêm dự án, bạn dùng link Project bên dưới Customers, các hoạt động cũng có thể thêm trong trang này. Bây giờ, bạn đã có thể thêm timesheet được. Với tài khoản admin, bạn có thể thêm hoặc xem timesheet của mọi nhân viên bằng cách vào mục Time > Timesheets > Employee Timesheets. Trang này cũng hiển thị timesheet những hoạt động chưa làm xong. Ở tài khoản ESS, người dùng có thể thêm và chỉnh timesheet của mình.

Quản lý công việc - cho người quản lý

Trong mục này, ta sẽ thiết lập quản lý năng lực làm việc qua giao diện admin. Năng lực làm việc trong OrangeHRM dựa trên KPI, viết tắt của từ Key Performance Indicators. Đối với mỗi chức danh trong doanh nghiệp đều có chỉ số KPI tương ứng, cùng với điểm đánh giá tối thiểu và tối đa mà bạn cần phải tạo. Sau đó, hệ thống có thể tự đánh giá nhân viên dựa trên KPI trên chức vụ của họ. Để thiết lập KPI, bạn vào Performance > Add KPI. Điểm đánh giá tối đa và tối thiểu không bắt buộc nhưng bạn nên thêm vào để đảm bảo tính nhất quán. Bạn có thể kiểm tra mọi chỉ số KPI trong trang KPI List. Sau khi thêm xong KPI, bạn cần đến trang Add Review để khởi động quy trình đánh giá nhân viên.

Quản lý công việc - cho nhân viên

Sau khi admin khởi chạy quy trình đánh giá năng lực, người đánh giá và người xem có thể xem được kết quả trong link Performance > Reviews, nhưng chỉ có nghười đánh giá mới có thể thêm đánh giá. Sau khi người đánh giá thêm đánh giá nhận xét, cho điểm rating và nộp lên thì sau đó admin cần duyệt qua đánh giá đó thì người xem mới có thể thấy được kết quả đánh giá. Và một khi admin đã duyệt qua thì không thể thay đổi được gì, kể cả admin. Chú ý là người đánh giá một nhân viên hoàn toàn độc lập đối với cơ cấu tổ chức nên bất kỳ ai trong danh sách nhân viên cũng đều có thể thêm vào là người đánh giá.

Chỉ số KPI.

Tuyển dụng

OrangeHRM cho bạn quản lý quy trình tuyển dụng. Từ việc đăng vị trí cần tuyển đến việc quản lý đơn xin việc, danh sách xin việc và tuyển dụng. Bạn có thể làm mọi việc này chỉ trong giao diện của OrangeHRM. Để bắt đầu, bạn vào mục Recruitment > Vacancies để bạn có thể đăng vị trí cần tuyển. Khi một vị trí cần tuyển được tạo thì một link và một feed RSS cũng được tạo tương ứng để bạn có thể share link trên web. Link này không chỉ là thông báo chi tiết vị trí cần tuyển mà còn cho phép người dự tuyển có thể nộp đơn xin việc trực tiếp thông qua mẫu đơn có sẵn. Sau này, khi ai đó ứng tuyển thì trang ứng tuyển tự động cập nhật thông tin. Sau đó, bạn có thể nhấn vào tên của người ứng tuyển để quản lý đơn xin việc. Trong đơn xin việc có các bước như liệt kê nội dung vắn tắt, lịch phỏng vấn, kết quả phỏng vấn, đề xuất công việc và cuối cùng là tuyển dụng. Sau dkhi bạn tuyển được một ứng cử viên nào đó thì hệ thống tự thêm ứng cử viên thành nhân viên của công ty. Nhưng bạn cũng cần tự tạo thông tin đăng nhập cho nhân viên mới ấy.

Báo cáo

Vài module của OrangeHRM cho bạn tạo báo cáo. Trong tab PIM, tab con Report cho bạn tuỳ chỉnh báo cáo. Khi tạo xong, bạn nhấn vào Reports sẽ xuất hiện trang Define Reports. Tại đây, bạn có thể tạo báo cáo liên quan đến dữ liệu nhân viên như tên, chức vụ, trình độ... Mục Leave cho bạn tạo báo cáo liên quan đến ngày nghỉ và số ngày phép dư/thâm dù mục này không cho bạn tuỳ chỉnh. Mục Time cũng có báo cáo và cũng không cho bạn tuỳ chỉnh. Project Reports cho bạn biết thời gian bỏ ra cho một dự án và các hoạt động liên quan của mọi nhân viên, trong khi Employee Reports hiển thị thời gian cụ thể của từng nhân viên, được phân loại theo dự án và hoạt động. Và báo cáo cuối cùng là Attendance Summary cho bạn thấy chi tiết giờ ra/vào của từng nhân viên.

Ghi chú:

- Trong khi OrangeHRM miễn phí, nhiều chức năng chi tiết và có giao diện dễ dùng, tươm tất thì giao diện tiếng Việt được chuyển ngữ không mấy chính xác.
- Chưa thử với các hệ thống thẻ từ/vân tay tích hợp với OrangeHRM.

Giao diện tiếng Việt chưa mấy chính xác (hoặc khó hiểu) ở một vài mục từ.